松林塾長ブログ

仕事を楽しく効率的にやる方法

この仕事のやり方は僕が種々の本を参考にしたり自分で考えたりして数十年間実施しその間少しずつ

微修正してきたものです。

中身は簡単ですがこの方法によりストレスなく楽しく効率的に仕事を出来ると思います。

この方法で仕事をして楽しく効率的に仕事をする人が出てくれば非常に嬉しいです。

仕事を効率的にやる為に必要な事はそんなに多くありません。

3つのルールと2つのサブルールです。

 

ルール 1 仕事に優劣をつけない

先入先出 First in First out 端からやる

良く仕事に優先順位を付けて仕事をしなさいと言われますがこれは間違いだと思います。

仕事にはやる仕事とやらない仕事の2つしかありません。

仕事に優劣をつける→やった方が良いが手が付かない仕事が机の上に溜まる→気持ち良くない

一目見てやるべきだと思ったらすぐにやる。やらないでも大丈夫だと思えば資料毎捨てる。
本当にやらなければならない仕事だった時→必ず誰かが「あれはどうなったか?」と聞いてくる。
その時点でやった方が良いと思えばすぐやる。

仕事にはやるべき仕事とやらない仕事しかない→やった方が良いけど手が付かない仕事は無い。

サブルール 1長くかかる仕事は分解して端からやる。

例えば企画書の作成や車の開発のように長くかかるものは分解して端からやる。

例  庖丁解牛(ほうていかいぎゅう) 中国の古いことわざ

料理人(庖)が魏の恵王の前で細かく牛を解体し、順番に処理していったことを王はとても感心したということから生まれたことわざ。

 

 

仕事を小さい部分に分けていく作業にはノウハウが必要。ガントチャート(進捗管理表)の作製等が必要となる。

ガントチャート(進捗管理表」の作製等により多くの人が一つのプロジェクトに関わる場合有効。

ルール2 即断即決

正解を出そうとすると限りなく業務が増えます。

例えば AかBを決めなければいけない時

迷う場合は一方が100%間違いはあり得ない(100%なら迷う事は無い)

メリット、デメリットが 60対40 55対45だから悩む。

その場合は鉛筆を転がしても何でも良いので 先ずどちらかに決める。

但しAに決めて進めていくとAの致命的な欠陥が見えてくることがある。

(机上で幾ら考えても分からなかった事が実際に一方に決めて作業を始めてみると致命的な欠陥が

見えてくることがある)

その時は「間違えた。AでなくてBだ」と直ちに訂正すればよい。

君子豹変である。近頃はこれを悪い意味に使う事も多い。

自分の都合により態度を一変させると言うものである。

実際は君子(徳のある人)は誤りに気付けば直ちに過ちを改めると言うポジティブな意味です。

サブルール2 朝令暮改は優柔不断に勝る

朝令暮改も良く悪い意味で使われます。
朝に決めたことを夕方には変更すると言う意味で「すぐに変わってしまうのであてにならない」と言う
ネガティブな意味になります。
ただ考えようによっては非常にスピード感があると言う意味にもとれます。

優柔不断で何も決めないよりは 即断即決で間違っていればすぐに変えると言うスピード感が大切です。

 

ルール3 最後にモンキーの法則です。

会社の同僚が楽しく定時で帰るのを見ながらあなたは一人で残った仕事を片付けています。
あなたの方にはあなたのやるべき仕事(モンキー)が乗っかっています。

そこにあなたの同僚或いは部下がやってきました。

今仕事で悩んでいるのでアドバイスを欲しいと言うのです。

聞いてみるとすぐにアドバイス出来るような内容ではなく検討が必要な内容です。

そこであなたは言います。「ちょっと考えてみるから少し時間をくれる?」

その瞬間に質問者の肩に乗っていたモンキーはあなたの肩に乗り移ります。
最悪の結果ですよね。

それでも全体の効率が上がるのならともかく全体の効率は確実に下がります。

例えば100人のグループであなたが倍の仕事をしても101にしかなりません。
全体の効率を10%上げれば110になります。あなた一人が頑張るのではなく全体の効率アップを
測るべきなのです。

その為には誰かがあなたのアドバイスを求めてやって来た時に絶対にモンキーを引き取らない事です。

無理やりにでも こう言う方向で考えて見たらとかもう一度この部分を掘り下げてみたらと相手のモンキーを
絶対に引き受けないようにすることが大事です。

時々サラリーマンが「うちの部長は最悪だよ。一つ質問を聞いたら二つになって帰って来た」とか
愚痴を言ったりしていますが これが正しい部長のあり方なのです。

「ちょっと考えてみるから少し時間をくれる?」と答えた部長は「良い部長だね」と言われるかもしれませんが
全体の効率は上がらずあなたにばかり仕事が溜まってくるのです。

補足1

但し部下に仕事を頼む時は大切な事があります。

その仕事をするための前提条件や制約条件、関連情報等全てを部下に伝えておく事です。

それをキッチリやらないで部下が仕事の結果を持って来た時に「あの条件は考慮したのか?」

とか後出しじゃんけんのようなクレームを付けるのは最悪です。

勿論堰堤条件を全て伝えておく事は結構大変なことかも知れませんが人に仕事を
頼む時はこれをキッチリさせておく事が大切です。

それから部下に仕事を頼む時に「これをやっておいて。結果は僕が責任をとるから。」

と言うのも最悪です。これは仕事を頼んでいるのではなく作業を頼んでいるだけです。
仕事を頼むには結果にも責任を持ってやってもらう事が大切です。

例え もう少し上の目線で見た時に結果に満足し出来なくて変更するのはありですが。

補足2

それから時々彼はこの職場の生き字引だとか言われる人がいます。
その人が居なければその職場は回って行かないと誰もが考えているのです。

でもその人の将来は出世と言う意味では明るくないでしょうね。

その職場に絶対必要な人はその職場に塩漬けになって定年までその職場で働くしか仕方が無くなるのです。
大切なのは あなたが居なくても職場が回るように後継者を育てておくことです

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